Procedimiento para la solicitud de espacios

Gobierno Regional de Aysén

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ESPACIOS EN LAS DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO REGIONAL DE AYSÉN

El Gobierno Regional de Aysén es un organismo integrante de la Administración del Estado, con autonomía reconocida a nivel constitucional. Entre sus dependencias, cuenta con tres espacios destinados al desarrollo de ceremonias y actividades propias de la institución:

  • Salón Padre Antonio Ronchi
  • Hall Ejército 405
    (ambos ubicados en el edificio de calle Ejército N.º 405)
  • Salón Parra 101
    (ubicado en el edificio institucional de calle General Parra N.º 101)

Estas instalaciones tienen como objetivo principal servir de escenario para actividades oficiales del Gobierno Regional, así como para eventos de carácter educativo, cultural o social organizados por la misma institución.

No obstante lo anterior, el uso de estos espacios podrá ser autorizado a otras instituciones públicas u organizaciones sin fines de lucro —en adelante, el Usuario— siempre que las actividades propuestas se enmarquen en lo establecido por el presente reglamento.

“Salón Parra 101”, ubicado en calle General Parra N°101, Coyhaique

El espacio denominado “Salón Parra 101” cuenta con:

  • 50 sillas
  • Proyector y telón
  • 4 mesas
  • Aforo máximo: 50 personas
“Salón Padre Antonio Ronchi” ubicado en calle Ejercito N° 405, Coyhaique

El espacio denominado ”Salón Padre Antonio Ronchi” cuenta con:

  • Hemiciclo con 18 sillas
  • 50 sillas para público
  • Proyector y telón
  • Computador
  • Equipos de amplificación. En caso de requerimiento de audio, el solicitante deberá contratar el
    servicio respectivo, sólo a operadores que el Gobierno Regional autorice, para la utilización de los equipos
    de su propiedad.
  • Aforo máximo: 50 personas de público
“Hall Ejército 405”, ubicado en calle Ejercito N° 405, Coyhaique

El espacio denominado “Hall Ejército 405” cuenta con:

  • 80 sillas
  • Aforo máximo: 80 personas de público
  • Pantalla led y equipo de amplificación de audio. En caso de requerimiento de pantalla y/o audio,
    el solicitante deberá considerar contratar el servicio respectivo, sólo a operadores que el Gobierno
    Regional autorice, para la utilización de los equipos de su propiedad.

Para solicitar el “Salón Padre Antonio Ronchi” o “Hall Ejército 405”, ubicado en calle Ejército N°495, Coyhaique:
Los casos de préstamos de estos espacios serán excepcionales, dado que se utilizan frecuentemente por la institución y deben corresponder a actividades en las que el Gobierno Regional de Aysén tiene participación.

Resolución Exenta que aprueba el procedimiento para préstamo de espacios en las dependencias del Gobierno Regional de Aysén, la cual contiene todas las instrucciones, requisitos y lineamientos que rigen este proceso.

Descargar Resolución en PDF

Formulario de Solicitud de Espacios Institucionales

La solicitud debe ser enviada con un mínimo de 10 días hábiles de anticipación a la fecha de la actividad, y no mayor a 30 días antes de la misma, dado que pudieran surgir actividades propias del Gobierno Regional a desarrollar, las cuales tienen prioridad. El Encargado de la Unidad de Servicios Generales o quien este designe, será él responsable de aprobar o denegar las solicitudes y de informar al solicitante vía correo electrónico.

Datos Solicitante

Datos Responsable

Datos de la Actividad

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¿Montará servicio de cafetería?
Declaro haber leído, entendido y aceptar los términos, condiciones y procedimientos establecidos en la resolución vigente que regula el uso de espacios del Gobierno Regional de Aysén.*
  1. La solicitud para el desarrollo de una actividad debe enviarse, con un mínimo de 10 días hábiles de anticipación a la fecha de la actividad, y no mayor a 30 días antes de la misma. Si no se cumple esta antelación, la solicitud será declarada inadmisible.
  2. El espacio se facilita sólo 1 día a la semana, de acuerdo a disponibilidad. Excepciones a este punto sólo podrán ser autorizadas por la Jefatura de la División de Administración y Finanzas.
  3. Los días y horarios en que es posible facilitar los espacios son: Lunes a jueves de 8:00 a 17:00 hrs y los días viernes de 8:00 a 16:00 hrs.
    En ambos horarios de término, la actividad deberá estar completamente finalizada, desmontaje incluido. No se facilitan espacios domingos, ni en días feriados.
  4. El solicitante debe designar una persona que asuma como responsable de la actividad, quien, para todo efecto, será la contraparte oficial hacia el Gobierno Regional de Aysén.
  5. La actividad no puede interferir con el normal funcionamiento del Gobierno Regional de Aysén, para lo cual se deberá evitar ruidos molestos, o emitir alto volumen en la amplificación de sonido.
  6. En caso de contratar servicio de café y/o cóctel, el espacio para instalarlo debe ser coordinado con el encargado de edificio del Gobierno Regional de Aysén, el cual le será informado al aceptar la reserva del espacio. Se debe considerar que hay áreas en que no es posible enchufar
    percoladoras, hervidores u otros elementos similares, los cuales deben conectarse en los lugares habilitados para ello (casino, kitchenettes), los que serán informados oportunamente. No obstante lo anterior, no se permite la preparación de alimentos dentro de las dependencias
    institucionales (kitchenettes, casino) ni el bloqueo de las salidas de emergencia.
  7. La actividad debe respetar los protocolos de seguridad de los edificios, por lo que las personas ajenas al Gobierno Regional de Aysén, deben registrarse en la recepción del lugar.
  8. El Usuario hará restitución del espacio al Gobierno Regional en las mismas condiciones y estado en que fue recibido. Una vez finalizada la actividad, el encargado u otro funcionario del Gobierno Regional de Aysén, revisará, que el espacio sea entregado en el mismo estado en que fue recibido. En caso de comprobarse alguna irregularidad, se le indicará al solicitante los daños causados, El usuario deberá reponer lo faltante o reparar lo dañado, dentro de un plazo acordado por las partes, que en ningún caso podrá exceder de treinta días corridos
  9. Se podrán revocar permisos ya concedidos, dando previo aviso al solicitante, si por alguna razón se requiriere del salón por razones de fuerza mayor, para actividades propias del Gobierno Regional de Aysén. Este documento ha sido firmado electrónicamente de acuerdo con la ley N° 19.799. Para verificar la integridad y autenticidad de este documento ingrese al siguiente link:
    https://doc.digital.gob.cl/validador/IDHNCC-922
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  10. Bajo ningún concepto podrán celebrarse dentro del salón actividades de carácter político partidista, religioso y con fines de lucro.
  11. No podrán cambiarse las características del evento previamente establecido, o realizar eventos adicionales que no se hayan comunicado oportunamente, reservándose el encargado/a el derecho a cancelarlos sin previo aviso.
  12. No se permitirá adherir afiches, carteles, fotográficas, ni cualquier otro tipo de propaganda, en paredes, puertas o vidrios del salón, salvo autorización expresa del encargado de edificio del Gobierno Regional de Aysén, el cual le será informado al aceptar la reserva del espacio.
  13. No podrán usarse materiales inflamables u otros que vayan en detrimento de la salud pública o que pongan en peligro la seguridad de las personas o del inmueble.
  14. No se permitirá el ingreso de un número de personas que supere la capacidad de aforo de los espacios. Tampoco podrán ingresar quienes estén bajo los efectos del alcohol o de cualquier otra droga o sustancia ilícita. Queda estrictamente prohibido fumar dentro del recinto.
  15. El público que asista a cualquier actividad en el Salón, estará obligado a presentarse y a comportarse correctamente. El que no lo hiciere, será retirado por el personal de seguridad del edificio respectivo, previa notificación al responsable del evento y al encargado del edificio.